La Gestion Simplifiée des Notes de Frais grâce aux Logiciels
Lorsqu’il s’agit de gérer les notes de frais, tant pour les employeurs que pour les employés, cela peut souvent se transformer en un véritable casse-tête administratif. La collecte des justificatifs et le remplissage de formulaires peuvent rapidement devenir fastidieux. Heureusement, les avancées technologiques ont permis de simplifier ce processus grâce à l’utilisation de logiciels spécialisés. Dans cet article, nous vous présentons une sélection des meilleurs logiciels de gestion de notes de frais disponibles sur le marché en 2023. Que vous soyez travailleur indépendant ou entreprise, vous trouverez certainement la solution adaptée à vos besoins.
Qu’est-ce qu’une Note de Frais ?
Une note de frais est un document utilisé pour le remboursement des dépenses professionnelles engagées par un employé au nom de son entreprise. Les notes de frais peuvent couvrir divers types de dépenses, notamment les frais de déplacement (comme l’essence et les péages), les frais de repas, les frais d’hébergement (comme les frais d’hôtel), les frais liés au matériel, ainsi que toutes les dépenses diverses associées aux activités professionnelles. Une note de frais doit inclure une description détaillée de chaque dépense, le montant dépensé, la date et le lieu de la dépense, ainsi que la justification de la dépense. Ce document doit également être accompagné de pièces justificatives telles que des reçus ou des factures pour prouver l’authenticité des dépenses engagées et éviter les abus de la part des employés.
Une fois que la note de frais est approuvée par la direction de l’entreprise ou de l’organisation, l’employé peut être remboursé pour les dépenses engagées. Les politiques de remboursement varient d’une entreprise à l’autre, mais elles sont généralement basées sur des barèmes de remboursement ou des plafonds de dépenses autorisés.
Utilisateurs des Notes de Frais
Les notes de frais sont principalement utilisées par les employés d’entreprises, qu’il s’agisse de salariés, de cadres, de dirigeants ou de consultants. Les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs peuvent utiliser des notes de frais pour gérer les dépenses professionnelles de leurs employés. Les grandes entreprises peuvent avoir des politiques de remboursement strictes et des procédures de soumission de notes de frais complexes, tandis que les petites entreprises ont souvent tendance à être plus flexibles et à faire confiance à leurs employés pour gérer leurs dépenses professionnelles. Les notes de frais sont également couramment utilisées dans le secteur public, notamment par les fonctionnaires et les employés des administrations publiques qui engagent des dépenses professionnelles au nom de leur organisme.
Les 8 Meilleurs Outils de Gestion de Notes de Frais
1. N2F
N2F est un logiciel de gestion de notes de frais en ligne qui simplifie la gestion des dépenses professionnelles pour les entreprises et les travailleurs indépendants. Il offre une interface conviviale, une application mobile pour télécharger facilement les reçus, et la possibilité de créer des règles de gestion personnalisées ainsi que des catégories de dépenses personnalisées. N2F est également compatible avec d’autres outils de gestion financière, comme QuickBooks et Xero, tout en garantissant la sécurité des données des utilisateurs.
2. Spendesk
Spendesk est un logiciel de gestion des dépenses conçu pour aider les entreprises à gérer efficacement leurs dépenses. Il permet de créer des cartes de paiement virtuelles ou physiques pour les employés, de suivre et de contrôler les dépenses en temps réel, de générer des rapports détaillés et de simplifier les processus de comptabilité. Spendesk offre également une fonctionnalité de budgétisation pour définir des limites de dépenses par employé ou département.
3. Expensya
Expensya est une solution de gestion des notes de frais qui permet aux employés de scanner leurs reçus et factures via smartphone ou ordinateur. Le logiciel utilise l’intelligence artificielle pour extraire automatiquement les informations clés des reçus, offre des fonctionnalités de gestion de budget et de politique de dépenses, et permet l’intégration avec des systèmes de comptabilité existants.
4. Cleemy
Cleemy est un logiciel de gestion des notes de frais et des dépenses professionnelles développé par la société Lucca. Il permet aux employés de soumettre électroniquement leurs notes de frais via une application mobile ou un site web. Cleemy propose une fonction de validation automatique, une interface conviviale pour les managers, et la gestion d’autres types de dépenses professionnelles.
5. Jenji
Jenji est un logiciel de gestion des notes de frais qui simplifie le processus de soumission, d’approbation et de suivi en temps réel. Grâce à l’application mobile Jenji, les employés capturent facilement leurs notes de frais, et le logiciel extrait automatiquement les informations clés. Jenji fournit des rapports détaillés pour les gestionnaires financiers et s’intègre avec les systèmes comptables existants.
6. Regate
Regate, lancé en 2019, est un logiciel de gestion de pilotage financier conçu pour les PME, les TPE et les experts-comptables. Il offre un ensemble complet de fonctionnalités, notamment la gestion des notes de frais, des factures, des budgets, et des paiements. Regate se distingue par sa centralisation des tâches financières et ses automatisations.
7. Soldo
Soldo est une solution de gestion des dépenses tout-en-un qui combine une carte de paiement prépayée, une application mobile, et un tableau de bord en ligne. Il permet aux entreprises de contrôler les dépenses en fixant des budgets par département ou employé. Les employés utilisent la carte prépayée, et les dépenses sont automatiquement enregistrées et catégorisées.
8. Shine
Shine est un logiciel de gestion de notes de frais en ligne conçu pour simplifier la gestion des dépenses professionnelles. Les employés saisissent leurs notes de frais via l’application mobile ou le site web, et les gestionnaires peuvent les approuver et effectuer des remboursements. Shine propose également des fonctionnalités de gestion des voyages d’affaires, de cartes de crédit professionnelles, et de budgets.
Comparatif des Prix
Voyons maintenant un aperçu des tarifs de ces 8 logiciels de gestion de notes de frais :
| Logiciel | Forfait de Base | Forfait Pro ou Premium | Essai Gratuit |
|---|---|---|---|
| N2F | 5,20 €/mois | 7,20 €/mois/utilisateur | Oui |
| Spendesk | Pas d’informations | Pas d’informations | Pas d’informations |
| Expensya | 6,99 € /mois/licence | 9,99 € /mois/licence | Oui – 30 jours |
| Cleemy | Pas d’informations | Pas d’informations | Pas d’informations |
| Jenji | 5 €/utilisateur/mois | Prix sur demande | Oui, à vie (forfait Solo) |
| Regate | 110 €/mois | 160 € ou 240 € /mois selon le profil | Oui |
| Soldo | 6 € /utilisateur/mois | 10 €/utilisateur/mois | Oui – 30 jours |
| Shine | 7,90 € /mois | 14,90 €, 29,90 € ou 99€ /mois selon le profil | Non |
Ce tableau vous donne un aperçu des options tarifaires de chaque logiciel, en fonction de vos besoins spécifiques.
